Helpcentrum.

1.Uw eerste dag

Hoe zet ik mijn zaak live?

Bovenaan de Lijst en in Beheer staat Uw zaak opzetten, met vier stappen. Elke stap heeft een knop die u erheen brengt, en de strook verdwijnt zodra u live staat.

• Zet uw week: onder Beheer → Open tikt u een dag open, of u tikt Gewone week: woensdag tot zondag, eerste tafel om 18 uur, laatste om 22 uur.
• Kijk uw tafels na: tafelt zette uw eerste tafels klaar volgens uw aanvraag. Onder Beheer → Tafels verschuift u ze, haalt u er weg of zet u er bij, en dan tikt u Klopt zo.
• Zet meldingen aan op de iPad van de zaak, onder Beheer → tafelt → Meldingen. Zonder melding komt een online reservering alleen per mail binnen.
• Zet live: vanaf dan boeken gasten online, in de widget en bij Google. Ontbreekt er nog iets, dan zegt tafelt wat, met een knop erheen.

Hoe log ik in?

Ga naar de console en vul uw e-mailadres in. U krijgt een mail met een code die u overtypt, en met een knop die u meteen aanmeldt. Een wachtwoord heeft u niet nodig, handig als u met natte handen aan de kassa staat.

De code en de knop zijn twee vormen van hetzelfde: gebruikt u er één, dan is de andere op. Vraagt u een nieuwe code aan, dan werkt de vorige mail niet meer. Werkt u in de tafelt-app op de iPad, gebruik dan de code: een knop in de mail opent daar Safari, en dan bent u in Safari aangemeld in plaats van in de app.

Had u vroeger een wachtwoord? Daar vraagt de console niet meer naar. U hoeft niets te veranderen: vul uw e-mailadres in en gebruik de code uit de mail.

Hoe meld ik af?

Onder Beheer → tafelt → Meldingen, bij Aangemeld, met Meld af. Dit toestel krijgt daarna ook geen meldingen meer.

Hoe zet ik de console op mijn telefoon of tablet?

• iPhone en iPad: open de console in Safari, tik op Delen en kies Zet op beginscherm. De console opent dan als app, zonder adresbalk. Meldingen werken op iPhone alleen vanaf dat beginscherm, niet vanuit Safari zelf.
• Android: Chrome toont zelf de knop Installeren wanneer u de console opent.

Hoe krijg ik een melding bij een nieuwe reservering?

Onder Beheer → tafelt → Meldingen, of in het zaalplan onder Meer. Eén keer toestaan, en daarna kiest u wat u wilt horen: een nieuwe reservering, een annulering, een betaald voorschot, iemand op de wachtlijst, een gast die zijn tafel wijzigt, en een bericht op WhatsApp. Het geldt alleen voor het toestel waarop u het aanzet: de iPad aan de bar en uw eigen telefoon zet u elk apart aan.

Wie van mijn ploeg kan erbij?

Iedereen die u onder Beheer → Team toevoegt met Iemand erbij, met zijn eigen e-mailadres. Er zijn drie rollen: Eigenaar (alles, ook het geld, de facturen, de rollen en de codes), Beheer (de dienst en de instellingen) en Zaal (de dienst en de gastprofielen; Beheer gaat voor hen niet open). Alleen de eigenaar voegt iemand toe of wijzigt een rol. Heeft de persoon nog geen account, dan krijgt hij een uitnodiging per mail. Deel geen login: elke terugbetaling komt met naam in het logboek.

2.De dag in de console

Wat zie ik als ik inlog?

De dag van vandaag. Links staat een vaste kolom met drie weergaven van dezelfde dag: Lijst (op uur, met naam en aantal), Rooster (wie wanneer aan welke tafel zit) en Zaal (de plattegrond). Daaronder Wacht (de wachtlijst aan de deur), Gesprekken (WhatsApp en de telefonist), Gasten, en onderaan Beheer, Hulp en Ververs.

Bovenaan staat hoeveel couverts er zijn en hoeveel gasten er al binnen zijn. Met de pijlen gaat u een dag terug of vooruit; tik op de datum voor een kalender met het aantal couverts per dag.

Hoe neem ik een telefonische reservering aan?

Ga naar de juiste dag en tik op de rode knop Reservering. Vul tijd, aantal personen, naam en telefoonnummer in, en kies of de gast belde of aan de deur stond. Een e-mailadres is niet verplicht; geeft de gast het wel, dan krijgt hij dezelfde bevestiging en herinnering als iedereen.

Hoe wijzig ik een reservering?

Tik de reservering aan in de lijst en kies Wijzigen. U past het uur, het aantal personen, de naam, het telefoonnummer en de notities aan. Een andere tafel kiest u met Tafel, of in het zaalplan met Verzetten. Verandert het uur of het aantal, dan krijgt de gast daarvan bericht per mail, of per sms als hij geen e-mailadres gaf en sms bij u aanstaat.

Hoe annuleer ik voor een gast?

Tik de reservering aan in de lijst en kies Annuleren. Daarna vraagt de console wie er afzegt:

• Gast zegt af: hij belde zelf. Voor een voorschot gelden dan de regels van uw no-show-schild; de knop toont wat er blijft staan.
• Wij zeggen af: de zaak zegt af. Een betaald voorschot gaat dan volledig terug, en de gast krijgt een mail dat zijn tafel vervalt.

Komt er zo een tafel vrij, dan hoort de wachtlijst van die dag het meteen.

Iemand komt binnen zonder reservering

In het zaalplan: Walk-in. Kies het aantal personen en tik een tafel aan. Is er geen tafel vrij, tik dan Zet dit gezelschap op de wachtlijst, met een naam om te roepen en eventueel een gsm-nummer.

Hoe werkt de wachtlijst aan de deur?

Onder Wacht staat wie er vandaag aan de deur wacht, met hoe lang al en wanneer er een tafel vrijkomt die groot genoeg is. U zet er ook zelf iemand bij. Komt de tafel vrij, tik dan Roepen: de gast krijgt een sms dat zijn tafel klaar is. Dat werkt alleen als hij een nummer gaf en sms bij u aanstaat; anders gaat u hem halen.

Wat betekenen de statussen?

• Wacht op voorschot: de gast is nog aan het betalen. De plek blijft even vast; betaalt hij niet, dan vervalt de boeking vanzelf.
• Verwacht: de gast komt. Aan tafel: hij zit. Afgerond: de tafel is weer vrij.
• Niet gekomen: een no-show. Zet dit altijd, ook zonder voorschot: het telt mee op de gastkaart en in het rapport. Kwam hij toch, tik dan in de Zaal op Toch gekomen.
• Geannuleerd: door de gast (via zijn mail of Mijn tafel) of door u.
• Vervallen: het voorschot werd niet op tijd betaald, of een oude open avond werd vervallen verklaard (zie hieronder).

Bovenaan staat dat er avonden open bleven

Dan staan er reserveringen van een voorbije dienst waarvan niemand aantikte of de gast kwam. Zolang dat zo blijft, telt dat bezoek niet mee op de gastkaart en in het rapport. De band staat bovenaan de Lijst, op elke dag: u hoeft niet terug te gaan naar de dag zelf.

• Tik op … avonden afhandelen. Op de knop staat hoeveel het er zijn.
• Tik per reservering Aangekomen als de gast er was. Bleef hij weg, tik dan Niet gekomen en bevestig met de knop met zijn naam, bijvoorbeeld Jan kwam niet. Stond er een voorschot, dan ziet u op die knop wat er vervalt.
• Geen tijd nu? Tik Later. De band blijft staan tot de laatste reservering beantwoord is.

Staan er avonden van meer dan dertig dagen geleden open, dan ziet de eigenaar of beheer ook Alles van vóór … vervallen verklaren. Dat zet ze in één keer op vervallen; dat telt niet als no-show. Wat een voorschot draagt, blijft staan: daar beslist u zelf over.

De zaal zit vol, maar mensen willen nog boeken

Op uw pagina kan de gast zich op de wachtlijst zetten voor die dag. Annuleert iemand, dan krijgt iedereen op de lijst voor wie er nu plaats is een mail dat er een tafel vrij is, met een link om meteen te boeken. Wie eerst boekt, heeft de tafel.

3.Het zaalplan

Hoe komt mijn zaal in het plan?

Onder Beheer → Tafels tekent u de plattegrond: tafels met nummer en aantal plaatsen, verdeeld over zones zoals de zaal en het terras. Wat u daar zet, is wat de ploeg in het zaalplan ziet en wat het systeem gebruikt om online boekingen aan tafels toe te wijzen. Met Zaal aanpassen onder Ploeg schuift u tafels ook in het zaalplan zelf.

Een gezelschap past niet aan één tafel

Dan zoekt het systeem zelf vrije tafels om samen te zetten. In het zaalplan kunt u dat ook met de hand: tik de reservering aan en kies Verzetten. Zoeken in het zaalplan kan op familienaam of tafelnummer.

Wat is de briefing?

Bij het begin van de dienst toont het zaalplan in één blok wat de ploeg moet weten: hoeveel stamgasten, wie voor het eerst komt, wie een allergie heeft, welke reserveringen een no-show-risico dragen, welke voorschotten nog open staan, grote gezelschappen en wie er jarig is. Elke regel is een reservering; tik erop en u staat bij de gast.

Het terras is dicht vanavond

Onder Meer zet u het terras dicht of open. Dicht betekent: geen nieuwe online boekingen op die tafels, tot u het weer opent. Dat mag de rol Beheer; de rol Zaal ziet de knop niet.

De ploeg van de avond moet weten wat de middag zag

Onder Meer → Overdracht staat één notitieveld voor de dag. Wat er staat, ziet elk toestel meteen. Gebruik het voor wat niet aan een reservering hangt: de kaart die niet werkt, de leverancier die nog komt.

4.Gasten en Mijn tafel

Wat staat er op een gastkaart?

Onder Gasten: bezoeken, no-shows, laatste bezoek, wat er vooruit betaald is, allergieën, de notitie van het huis, een verjaardag, en de etiketten die zichzelf plakken (vaste gast vanaf drie bezoeken, nieuw, allergie, no-show, groot gezelschap vanaf zes). Zelf plakt u labels: VIP, pers, buurt, raamtafel, wat u wilt. Zoeken kan op naam, e-mail of telefoon, en u kunt de lijst door één etiket bekijken.

Van wie is het gastenbestand?

Van u. De knop Exporteer (CSV) onder Gasten geeft het als bestand, wanneer u wilt. In de iPad-app werkt die knop niet; exporteren doet u in de browser. Wij gebruiken uw gasten nooit voor iets anders dan uw zaak.

Wat is Mijn tafel?

De plek van de gast, onder uw eigen pagina: uwzaak/mijn, ook via het menu op die pagina. De gast logt in met een code per mail, geen wachtwoord, en ziet zijn komende en voorbije reserveringen. Hij kan zijn opmerking aanpassen, annuleren binnen uw regels, zijn pas voor Apple of Google Wallet opnieuw ophalen, en zijn allergieën en voorkeuren invullen. Die voorkeuren ziet u op zijn gastkaart als Van de gast zelf. Ander uur of ander aantal kan hij daar niet: dat is een nieuwe boeking.

5.Voorschot, annuleren en no-shows

Hoe werkt het voorschot?

Onder Beheer → Gasten → Voorschot zet u het No-show-schild aan. U kiest vanaf hoeveel personen u een voorschot vraagt, hoeveel per persoon, en tot hoeveel uur vooraf de gast kosteloos annuleert. U kiest ook of het voorschot blijft bij niet komen en bij te laat afzeggen, en of vaste gasten niets vooruit betalen. De gast ziet het bedrag vóór hij reserveert en betaalt met Bancontact, iDEAL of kaart; zonder betaling is er geen tafel.

Het geld komt binnen op uw eigen betaalaccount bij Mollie, op naam van uw onderneming, niet bij ons. Zolang dat account niet gekoppeld is, vraagt de boekflow geen voorschot en werkt reserveren gewoon door. Koppelen doet de eigenaar op hetzelfde scherm, bij Uw betaalaccount, met Koppel.

De gast annuleert. Wat gebeurt er met zijn voorschot?

Annuleert hij op tijd, dan wordt het voorschot automatisch volledig teruggestort. Te laat, dan blijft het bij u als u dat zo instelde. Zegt u zelf af, dan gaat het altijd volledig terug.

Hoe betaal ik een voorschot terug?

Onder Beheer → Gasten → Voorschot tikt de eigenaar op Voorschotten in 30 dagen. Bij elk voorschot staat Terug: kies alles, de helft of een ander bedrag, en tik op Betaal … terug. Een ouder voorschot staat onderaan die lijst, onder Ouder. Een voorschot dat op uw beslissing wacht, staat bovenaan het scherm. Het geld gaat langs dezelfde weg terug als waarmee betaald is, en staat doorgaans binnen drie werkdagen op de rekening van de gast. De kost van de betaaldienst krijgt u niet terug.

Mag de zaal zelf iets teruggeven? Bij De zaal geeft zelf terug tot kiest de eigenaar tot welk bedrag de rol Zaal zelf terugbetaalt, of niets. De zaal doet dat in de lijst, met Geld terug bij de reservering. Elke terugbetaling komt met naam en reden in het logboek.

Iemand komt niet opdagen

Zet de reservering op Niet gekomen. Was er een voorschot en staat het schild zo ingesteld, dan blijft het bij u. Was er geen, dan telt het toch mee: de gast krijgt het etiket no-show en bij een volgende boeking weet u het.

Een gast staat op "wacht op voorschot" en belt dat het niet lukte

Tik de reservering aan in het zaalplan en kies Betaallink sturen. De gast krijgt de link opnieuw. De rol Beheer kan hem ook zonder voorschot toelaten.

Wat kost tafelt de gast?

Niets. Geen boekingskosten, geen commissie per couvert. Het voorschot is uw geld.

6.Berichten aan gasten

Welke mails krijgt een gast vanzelf?

• Bevestiging meteen na het boeken, met de link om te annuleren, een agendabijlage en de knop voor de wallet-pas.
• Herinnering de dag vooraf, tussen achttien en tweeënveertig uur voor de tafel.
• Wijziging als u het uur of het aantal personen aanpast.
• Annulering zodra een reservering wordt geannuleerd, met wat er met het voorschot gebeurt.
• Tafel vrij voor wie op de wachtlijst stond.

Alles vertrekt in naam van uw zaak; wie antwoordt, komt bij u terecht, niet bij ons. Het adres waarop dat binnenkomt, zet u onder Beheer → Instellingen → Profiel en logo, bij E-mail voor gasten.

Kan ik vragen hoe het was?

Ja. Onder Beheer → Gasten → Berichten, bij Na het bezoek, kiest u Hoe was het?: de ochtend na het bezoek krijgt de gast één korte vraag met vijf sterren. U leest alles wat binnenkomt; het staat nergens openbaar. Zet u Daarna naar Google aan, dan krijgt iedereen die antwoordde daarna de weg naar Google, niet alleen wie blij was. Het bedankje en deze vraag gaan niet samen: u kiest er één.

Mag ik mijn gasten iets sturen?

Alleen aan wie het goedvindt. Het vinkje voor nieuws staat in de boekflow; u zet het aan onder Beheer → Gasten → Boeken, bij Wat de gast invult, met Nieuwsbrief. Vanaf dan bouwt u een lijst op. Onder Beheer → Gasten → Berichten, bij Een bericht aan uw gasten, schrijft u een bericht en kiest u wie het krijgt; elke mail heeft een afmeldlink, en wie zich afmeldt krijgt niets meer.

Wat doet Vanzelf?

Drie berichten die zichzelf sturen, elk apart aan of uit, onder Beheer → Gasten → Berichten, bij Vanzelf: Na het bezoek (een bedankje, of de vraag hoe het was), We missen u voor wie drie tot vier maanden niet kwam, en Verjaardag, een week vooraf, voor wie zijn verjaardag opgaf. Alleen naar gasten die toestemming gaven. U schrijft de tekst één keer; de voornaam, de naam van de zaak en de link naar uw pagina vult het systeem in.

7.Sms

Wanneer krijgt een gast een sms?

• Bevestiging na het boeken en de herinnering de dag vooraf, met de link om te annuleren. Wijzigen doet de gast via u: bellen of mailen.
• Wijziging als u zijn tafel verzet en hij geen e-mailadres gaf.
• Betaallink als u hem vanuit het zaalplan opnieuw stuurt.
• Uw tafel is klaar als u hem roept vanaf de wachtlijst aan de deur.

Alleen wie een telefoonnummer achterliet, en alleen als sms bij u aanstaat. Elk bericht begint met de naam van uw zaak. Reclame gaat nooit per sms.

Hoe zet ik sms aan?

Sms is een optie die de eigenaar los bij het abonnement neemt: Sms aan de gast onder Beheer → tafelt → Abonnement. Daarnaast zet u onder Beheer → Instellingen → Telefoon en WhatsApp, bij Sms aan de gast, de schakelaar Bevestiging en herinnering aan. Staat een van de twee uit, dan krijgen uw gasten alleen mail.

8.WhatsApp en Gesprekken

Hoe schrijft een gast mij op WhatsApp?

Met uw WhatsApp-link. U vindt hem onder Beheer → Instellingen → Telefoon en WhatsApp, bij WhatsApp, met Kopieer de link. Wie erop tikt, opent WhatsApp met de naam van uw zaak er al in. Zet hem op uw eigen site, in uw Instagram-bio en op uw Google-profiel. WhatsApp is een optie die de eigenaar los bij het abonnement neemt; de link staat er alleen als die optie aanstaat.

Waar lees en beantwoord ik berichten?

Onder Gesprekken in de kolom links. Daar staan WhatsApp en de telefonist samen, met het nieuwste bovenaan; een rood bolletje telt wat u nog niet las. Heeft de gast een reservering, dan staat het gesprek ook naast die reservering in de lijst. U schrijft terug in het veld onderaan, of met één tik op een snel antwoord zoals Ja, dat is in orde. Met Bellen belt u de gast meteen.

Antwoordt er iemand vanzelf op WhatsApp?

Alleen als u ook de telefonist heeft. Dan antwoordt de assistent binnen enkele tellen, kijkt in dezelfde agenda en boekt zoals online. Zonder telefonist antwoordt er niemand vanzelf: het bericht staat onder Gesprekken, met een melding als u die aanzette, en u schrijft zelf terug.

Schrijft u zelf in een gesprek waarin de assistent antwoordde, dan neemt u het over: de assistent zwijgt in dat gesprek. Een nieuw gesprek begint weer bij de assistent.

Ik kan niet meer terugschrijven

WhatsApp laat terugschrijven alleen toe binnen 24 uur na het laatste bericht van de gast. Het scherm toont hoeveel tijd er nog rest. Is het venster dicht, bel de gast dan, of wacht tot hij weer schrijft.

WhatsApp staat uit. Wat ziet de gast?

Schrijft hij toch, dan krijgt hij een kort antwoord dat uw zaak geen reserveringen via WhatsApp aanneemt, en dat hij kan bellen of op uw website reserveren.

9.De telefonist

Wat doet de telefonist?

Hij neemt de telefoon op als niemand in de zaak kan opnemen. Hij kijkt in dezelfde agenda als uw boekpagina, noemt alleen uren die echt vrij zijn, en boekt de tafel. Hij kan ook iemand op de wachtlijst zetten, een bestaande reservering verzetten of afzeggen, een boodschap bij een reservering noteren (later, één persoon minder) en vragen over uw zaak beantwoorden. Wat hij niet mag of niet begrijpt, geeft hij aan u door. Uw eigen nummer blijft uw nummer: u schakelt het door naar hem.

Hoe zet ik de telefonist aan?

Onder Beheer → Instellingen → Telefoon en WhatsApp met Zet aan, of onder Beheer → tafelt → Abonnement. Dat mag alleen de eigenaar. Loopt uw abonnement al, dan betaalt u vandaag voor de rest van de lopende periode; het scherm toont dat bedrag voor u bevestigt. Tijdens de proef vragen wij uw nummer aan zodra u tekent.

Daarna wordt er een nummer voor de telefonist aangevraagd. Meestal staat het er binnen enkele minuten; soms moet de telefoonleverancier het eerst goedkeuren, en dan kan het enkele werkdagen duren. U krijgt een mail zodra het er is.

Hoe schakel ik mijn nummer door?

Onder Beheer → Instellingen → Telefoon en WhatsApp kiest u bij Uw operator wie uw lijn levert. Het scherm toont de codes die u één keer intoetst op het toestel van de zaak. U kiest Als niemand opneemt (u kunt eerst zelf opnemen, en bij de meeste operators kiest u na hoeveel seconden) of Altijd. Uw operator rekent het doorgeschakelde deel meestal aan als een gewoon gesprek van uw bundel.

Werkt het? Tik bij Werkt het? op Ik bel nu, bel de zaak vanaf een ander toestel en neem niet op. Komt de oproep bij de telefonist, dan staat er Het werkt. Het gesprek staat ook onder Gesprekken.

Wat mag de telefonist zelf doen?

Dat kiest u op hetzelfde scherm onder Wat hij mag: een tafel boeken, op de wachtlijst zetten, en een reservering verzetten of afzeggen. Verzetten en afzeggen doet hij alleen voor wie belt van het nummer waarop geboekt is, met dezelfde regels als online. U kiest ook de grootste groep die hij zelf boekt; grotere groepen verbindt hij door. Wat uitstaat, handelt hij niet af maar geeft hij aan u door.

Hij moet mij kunnen doorverbinden

Vul bij Doorverbinden naar een nummer in, bijvoorbeeld de gsm van wie de zaak leidt. Daar gaan grote groepen, klachten en alles wat hij niet mag afhandelen heen. Niet het nummer van de zaak zelf: dat schakelt terug naar de telefonist. Staat er geen nummer, dan zegt hij de beller dat er wordt teruggebeld.

Waar lees ik wat er gezegd is?

Onder Gesprekken in de kolom links, en onder Beheer → Instellingen → Telefoon en WhatsApp, bij Gesprekken. Bij elk gesprek staat het nummer, het uur, de duur, een korte samenvatting en wat eruit kwam: geboekt, op de wachtlijst, doorverbonden, gewijzigd, geannuleerd, een vraag, of gemist. Open het gesprek en u leest wat de gast en de assistent zeiden, met de opname als die er is.

Hoe lang blijft een gesprek bewaard?

U kiest 7, 30 of 90 dagen bij Een gesprek blijft staan, op hetzelfde scherm. Daarna wissen wij het verslag, de opname en het nummer van de beller; de reservering blijft.

Kan ik hem even stilzetten?

Ja. Zet Neemt op uit onder Beheer → Instellingen → Telefoon en WhatsApp. Hij neemt dan niet op; wie doorgeschakeld wordt, gaat naar uw doorverbindnummer, of hoort dat de zaak nu niet opneemt. Pauzeren is geen stopzetten: u blijft betalen tot u stopzet.

Hoe stop ik met de telefonist?

Onder Beheer → tafelt → Abonnement: zet de schakelaar naast de telefonist uit en tik op Zet stop. Dat doet de eigenaar. Hij loopt dan nog tot het eind van de periode die al betaald is; die wordt niet terugbetaald. Haal vóór die dag de doorschakeling weg bij uw operator: het scherm Telefoon en WhatsApp toont de codes. Daarna geven wij het nummer terug. Bedenkt u zich, dan zet Toch houden onder Telefoon en WhatsApp hem weer aan.

Wat zijn belminuten, en wat kost een minuut meer?

Bij de telefonist zijn 150 belminuten per maand inbegrepen. Elke minuut daarboven kost € 0,45, exclusief btw, en komt bij uw volgende afschrijving. De maand loopt van afschrijving tot afschrijving, niet van de eerste tot de laatste van de maand. Op het scherm Telefoon ziet u hoeveel minuten u in deze periode gebruikte en hoeveel er nog inbegrepen zijn. Zet u hem stop, dan worden de minuten boven de bundel uit die laatste periode nog één keer aangerekend.

De telefonist neemt niet op

Bovenaan Beheer → Instellingen → Telefoon en WhatsApp staat waarom. De gewone oorzaken:

• Gepauzeerd: zet Neemt op weer aan.
• Uw nummer wordt aangevraagd: wacht op de mail dat het er is.
• Uw laatste afschrijving lukte niet: tot die in orde is, neemt hij niet op. Kijk onder Beheer → tafelt → Abonnement.
• De doorschakeling staat niet: toets de codes opnieuw en bel de zaak vanaf een ander toestel om te testen.

10.Uw pagina, de widget en Google

Wat staat er op uw eigen pagina?

Uw adres is tafelt.be/uwzaak of tafelt.nl/uwzaak, het land van uw zaak bepaalt welk van de twee, en de link zelf staat in Beheer → Instellingen → Website. Erop staan uw logo, uw foto, uw verhaal, uw menu met foto's en prijzen, uw openingstijden en contact, in het Nederlands, Frans, Engels en Duits. U kiest welke taal voorop staat. De opbouw ligt vast, bij elke zaak gelijk; u vult de inhoud in. Naam, adres, telefoon en openingstijden komen uit uw andere schermen in Beheer. De rode knop Reserveren staat op elk scherm. De pagina is er voor wie geen eigen website heeft, en als landingspagina voor wie er wel een heeft.

Hoe zet ik mijn menu online?

Onder Beheer → Instellingen → Menu en foto's met Lees een menu in, uit de PDF van uw menu of uit Excel of CSV. Wij lezen hem in, u kijkt hem na. Foto's bij de gerechten zet u op hetzelfde scherm.

Ik heb al een website. Hoe komt de boekknop erop?

Onder Beheer → Instellingen → Website, bij Uw site, staat één regel code voor uw webbouwer; met Mail de code stuurt u hem meteen door. Die werkt op WordPress, Wix, Squarespace en elke gewone site. U kiest of de boekflow meteen open staat in de pagina, of achter een knop die over uw pagina schuift, met uw eigen tekst op de knop. Wijzigt u later iets, dan staat het meteen op uw site zonder opnieuw plakken.

Hoe laat ik gasten boeken via Instagram en Facebook?

Onder Beheer → Instellingen → Website, bij Waar gasten op tikken, staat per kanaal een eigen link naar uw boekpagina, met de stappen om hem in uw profiel te plakken. Daar staat ook een QR-code om af te drukken. De link voor Google Maps staat bij Beheer → Instellingen → Google. Bij elk kanaal ziet u hoeveel boekingen het opleverde.

Reserveren via Google?

Dat kan vandaag al: onder Beheer → Instellingen → Google staat een link die u in uw Google Bedrijfsprofiel zet (Reserveringen → Link toevoegen). Dan staat er op Maps een knop Reserveren die naar uw boekpagina gaat.

Op hetzelfde scherm zet u ook Reserveren via Google aan. Dan zetten wij elke nacht uw vrije tijden klaar voor Google. Die gaan mee zodra Google ons partnerschap goedkeurt; wij laten het u weten. Tijden waarvoor u een voorschot vraagt, sturen we standaard niet mee.

Kan de gast iets vooraf bestellen, of een speciale avond boeken?

Ja, onder Beheer → Gasten → Extra's. Wat u daar toevoegt, een fles op tafel, een taart, een plank, kan de gast bij het reserveren aanvinken en meteen betalen, per persoon, per tafel of per stuk. U maakt er ook een avond met een eigen kaart: één prijs per persoon, een vast aantal plaatsen, vooraf betaald. Uw gasten zien het pas als uw eigen betaalaccount gekoppeld is. Wat er vanavond te koop is, ziet de ploeg in de Lijst, bij Te koop vanavond.

Wat is de pas in de portefeuille?

In de bevestigingsmail staat een knop voor Apple Wallet en Google Wallet. De gast zet zijn reservering op zijn telefoon, met uw logo en foto; op het juiste moment staat ze op zijn vergrendelscherm. Verzet u de tafel, dan toont de pas het nieuwe uur.

11.Beheer

Wat staat waar?

Beheer is één scherm met een tegel per onderdeel, in vijf blokken. Tik een tegel aan en het onderdeel gaat open. Het eerste blok draagt de naam van uw zaak.

• Uw zaak: Open (per dag uw diensten, en of de zaak reserveringen aanneemt; dit zijn ook de openingstijden op uw pagina), Tafels (de plattegrond, en welke tafels online te boeken zijn), Dicht (vakantie en feestdagen) en Team (wie erbij kan, de rollen en uw code).
• Gasten: Boeken (voor hoeveel personen online, hoe ver vooruit, tot hoe laat, hoe lang een tafel bezet blijft, en wat de gast invult), Voorschot (het no-show-schild, uw betaalaccount, wat de zaal mag terugbetalen, en de voorschotten), Extra's (wat de gast erbij kan nemen, en avonden) en Berichten (Vanzelf, en een bericht aan uw gasten).
• Instellingen: Profiel en logo (naam, adres, contact, logo, sfeerfoto, uw onderneming en de kassakoppeling), Website (uw link, de knop op uw eigen site, Instagram, Facebook, de QR-code, de talen en uw verhaal), Menu en foto's, Google en Telefoon en WhatsApp (de telefonist, de doorschakeling, WhatsApp, sms en de gesprekken).
• Rapport: Cijfers over een periode.
• tafelt: Abonnement (uw niveau, de opties, starten en opzeggen), Facturen en Meldingen (welke meldingen dit toestel krijgt, wanneer Beheer vanzelf sluit, en afmelden). Abonnement en Facturen ziet alleen de eigenaar.

Bovenaan staat Laatst gewijzigd: wat er het laatst veranderde, en door wie. Tik erop voor het hele logboek.

Waar is de knop Bewaren?

Die is er niet: wat u wijzigt, staat meteen. Bij de meeste wijzigingen verschijnt onderaan even Herstel, voor als u zich vergiste.

Beheer vraagt een code

Wie de rol Eigenaar of Beheer heeft, opent Beheer met een eigen code van vier cijfers, zoals aan een kassa. De eerste keer krijgt u een code per mail en kiest u daarna zelf uw code. Wijzigen doet u onder Beheer → Team, bij Uw code. Code vergeten? De eigenaar vraagt een code per mail; wie beheer is, vraagt het de eigenaar. Beheer sluit vanzelf na een tijd zonder aanraking; hoe lang, kiest u per toestel onder Beheer → tafelt → Meldingen. Alleen de eigenaar zet de code uit, onder Beheer → Team.

Hoe sluit ik een dag?

Onder Beheer → Dicht tikt u de dag aan in de kalender, of veegt u over meer dagen, en kiest u eventueel een reden bij Waarom dicht. Die dag is meteen niet meer te boeken op uw pagina, in de widget en bij Google. Reserveringen die er al stonden, blijven staan tot u ze zelf annuleert; kies dan Wij zeggen af, dan gaat een voorschot automatisch terug.

Hoe bepaal ik wat er online te boeken is?

Onder Beheer → Gasten → Boeken: Personen online (het kleinste en het grootste gezelschap), Hoe ver vooruit, en Tot hoe laat er vóór het uur nog online geboekt mag worden. Wie groter is dan uw grens, ziet uw telefoonnummer in plaats van een tafel. Tafels die u zelf wilt geven, houdt u achter onder Beheer → Tafels: zet bij die tafel Online uit. In de console zelf mag u meer: daar boekt u ook buiten die regels.

Hoe zet ik online boeken even stil?

Onder Beheer → Open zet u Live uit, en u bevestigt met Niet meer live. Online boeken stopt dan meteen, ook in de widget, bij Google en aan de telefoon. Wat geboekt is, blijft staan, en later zet u Live weer aan. Gaat het om één dag, zet die dag dan onder Beheer → Dicht.

Waar zie ik hoe het gaat?

Beheer → Rapport → Cijfers, over de periode die u kiest: wie er zat, waar ze vandaan kwamen en via welke knop, welke dagen druk waren, wat er vooruit betaald werd en wat de gasten ervan vonden. Geen grafieken om de grafieken; de cijfers waarop u een beslissing neemt. Bedragen ziet alleen de eigenaar. Met Deel maakt u er een pdf van. Het dagrapport van vandaag staat in het zaalplan onder Ploeg.

12.Abonnement, opties en facturen

Welke niveaus zijn er?

• Core. Eén zaak, één dienst. Reserveringswidget op uw eigen site. Tafel- en shiftbeheer. Zaalplan, rooster en het scherm voor de bediening. Bevestigingen en herinneringen, in vier talen.
• Growth. De meeste zaken. Alles uit Core. Voorschotten via Bancontact, iDEAL en kaart. Gastenoverzicht met historiek en allergieën. Wachtlijst en terugkoppeling na het bezoek.
• Premium. Wie het maximum uit de zaal haalt. Alles uit Growth. Campagnes naar uw eigen gastenlijst. Passen voor Apple en Google Wallet. Voorrang bij support tijdens de dienst.

Uw niveau en wat het kost, staat onder Beheer → tafelt → Abonnement. Een ander niveau? Tik op Uw niveau, kies het andere en vraag het aan. Wij zetten het om; u hoort het binnen een werkdag.

Welke opties kan ik erbij nemen?

• AI-telefonist: Neemt op als niemand kan opnemen, boekt de tafel en geeft door wat er gezegd is. 150 belminuten per maand inbegrepen, daarna € 0,45 per minuut.
• WhatsApp: De gast appt de zaak zoals hij een vriend appt, en u antwoordt vanuit de console.
• Kassakoppeling: De tafel in de kassa en de tafel in de zaal zijn dezelfde tafel.
• Extra vestiging: Elke zaak een eigen boekflow en zaal, samen op één factuur en onder één aanmelding.
• API-toegang: Uw reserveringen in uw eigen systemen, met een sleutel die u zelf intrekt.
• Sms aan de gast: Bevestiging, herinnering en 'uw tafel is klaar' per sms. Wordt gelezen waar een mail blijft liggen.

Hoe zet ik een optie aan of uit, en wat betaal ik dan?

Onder Beheer → tafelt → Abonnement, met de schakelaar naast elke optie. Dat mag alleen de eigenaar.

• Aanzetten terwijl uw abonnement loopt: u betaalt vandaag alleen voor de dagen die nog over zijn in de lopende periode, met de btw erbij. Het scherm toont dat bedrag voor u bevestigt. Daarna zit de optie in uw maandbedrag. Is het minder dan een euro, dan gaat er vandaag niets van uw rekening.
• Uitzetten: de optie loopt nog tot het eind van de periode die al betaald is, en wordt niet terugbetaald. Vanaf de volgende afschrijving betaalt u er niets meer voor. Tot die dag zet u haar zonder kosten weer aan.
• Tijdens de proef zet u opties aan en uit om ze te proberen; het bedrag volgt meteen. Er gaat niets van uw rekening tot u tekent.

Op de dag van uw afschrijving zelf kan het niet; doe het dan de dag erna. In de iPad-app zet u geen betaalde optie aan: wat uw maandbedrag verhoogt, doet u in de browser. Uitzetten kan in de app wel.

Wat betaal ik per maand?

Eén vast bedrag per zaak per maand voor uw niveau, plus de opties die aanstaan. Alle bedragen in de console staan exclusief btw; de btw komt erbovenop en staat op uw factuur. Er is geen commissie per couvert. Daarbovenop kunnen twee dingen komen, elk als eigen regel op uw factuur:

• € 0,20 per verwerkte betaling (een voorschot of een extra) van de maand ervoor, bovenop de kost van de betaaldienst.
• Bij de telefonist € 0,45 per belminuut boven de 150 die inbegrepen zijn.

Hoe start ik mijn abonnement, en hoe zeg ik op?

Onder Beheer → tafelt → Abonnement, met de knop Start met en uw niveau. Vul eerst uw factuurmail in, onder Beheer → tafelt → Facturen. U tekent één keer met Bancontact of iDEAL; daarna gaat het bedrag elke maand vanzelf van uw rekening. Opzeggen kan elke maand, met Opzeggen op dezelfde plek. Beide doet de eigenaar. Heeft u de telefonist, dan rekenen wij van uw laatste maand alleen de belminuten boven de bundel nog één keer af, op een eigen factuur. Starten doet u in de browser, niet in de iPad-app.

Waar vind ik mijn facturen?

Onder Beheer → tafelt → Facturen; alleen de eigenaar ziet ze. Tik op een factuur om ze te openen, en daar op Druk af of bewaar als pdf. Elke factuur gaat ook per mail naar uw factuurmail, zodra er afgeschreven is. Heeft u meer dan één zaak, dan staan ze samen op één factuur.

Mijn afschrijving is mislukt

Dan staat dat bovenaan Beheer → tafelt → Abonnement, met Betaal opnieuw. Zolang het niet in orde is, zet u geen opties aan en neemt de telefonist niet op.

13.Hulp vragen

Hoe vraag ik hulp?

Tik in de console op Hulp, onderaan de kolom links, en typ uw vraag in uw eigen woorden. Een assistent antwoordt meteen, uit dit helpcentrum, en wijst u naar de vraag hier die erover gaat. In Beheer staat Hulp niet: tik linksboven op Zaal, dan staat hij weer in de kolom.

Wat staat er bovenaan in Hulp?

Onder Nu te doen staat wat er nu op u wacht, elk met een knop die u er meteen naartoe brengt: een gast met een allergie die vandaag nog komt, voorschotten die op uw beslissing wachten, avonden die open bleven, of een betaalaccount dat nog niet gekoppeld is. Voorschotten en het betaalaccount ziet alleen de eigenaar. Staat er niets, dan wacht er niets op u. Vraagt u de assistent “hoe los ik dat op?”, dan weet hij waarover het gaat.

De assistent lost het niet op

Tik op Nee bij de vraag of het opgelost is, en dan op Stuur naar tafelt. Iemand van tafelt kijkt ernaar. Vertel erbij wanneer het gebeurde, bij welke gast of welk scherm, en wat u verwachtte.

Waar lees ik het antwoord van tafelt?

In de console, onder Hulp bij Uw meldingen bij tafelt, en per mail. Staat er een nieuw antwoord, dan draagt de knop Hulp een rood bolletje. U schrijft verder in dezelfde melding.

Kan ik tafelt bellen?

Nee. Vragen lopen via Hulp in de console. Lukt de console niet, mail dan support@tafelt.be.

14.Als iets misgaat

De gast zegt dat hij geen mail kreeg

Kijk op de gastkaart of het adres klopt; een tikfout is de gewone oorzaak. Vraag hem naar zijn ongewenste post. Heeft u sms aanstaan, dan kreeg hij de bevestiging ook op zijn telefoon, als hij een nummer gaf.

Een reservering blijft op "wacht op voorschot" staan

De gast heeft de betaling niet afgerond. De plek blijft kort vast en vervalt dan vanzelf; hij kan opnieuw boeken. Wilt u hem helpen, stuur dan vanuit het zaalplan de Betaallink opnieuw.

De console laadt niet of loopt achter

Tik op Ververs, onderaan de kolom links. Het zaalplan zegt het zelf wanneer de verbinding weg is; u kunt blijven werken, en wat u doet wordt bewaard tot de verbinding terug is. Blijft het hangen, sluit de app helemaal en open hem opnieuw.

Iets anders

Tik in de console op Hulp en beschrijf wat u zag. Komt de assistent er niet uit, stuur het dan door naar tafelt; u krijgt antwoord in de console en per mail. Lukt de console niet, mail dan support@tafelt.be met de naam van uw zaak en wat u zag. Fouten in het systeem zien wij zelf ook; u hoeft ze niet te bewijzen.

Zie ook Prijzen, Voorschot en annulering, Algemene voorwaarden en Privacy.